Dela sidan på sociala medier

Diarium och ärendehanteringssystem

W3D3 är ett kommungemensamt system som används dels som offentligt diarium, dels som ärendehanteringssystem. Samtliga nämnder och kommunstyrelsen använder W3D3 för att registrera inkommande och upprättade handlingar. Varje nämnd (och styrelsen) har varsitt diarium (en egen del) i systemet.

I W3D3 registreras merparten av kommunens inkommande och upprättade handlingar. Överförmyndarnämndens, sociala avdelningens, vård- och omsorgsavdelningens samt skol- och barnomsorgsavdelningens personärenden registreras dock inte i W3D3 (med vissa undantagsfall). Bygg- och miljönämndens ärenden som rör miljöfrågor registreras inte heller i W3D3.

De offentliga diarierna

Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska varje myndighet (nämnd) föra ett register över inkommande och upprättade handlingar, ett offentligt diarium.

Notera att lagstiftningen inte ställer några krav på att själva handlingarna diarieförs, det vill säga scannas in i systemet, utan det offentliga diariet ska enbart redovisa vilka som inkommit och upprättats.

Vilka personuppgifter finns registrerade?

I det offentliga diariet registreras enbart avsändare, mottagare samt ärenderubrik. Detta innebär att om du skickar in ett medborgarförslag eller en stipendienominering, registreras ditt namn samt vad ärendet gäller i mottagande nämnds diarium.

Beroende av vad ärendet gäller kan även andra personuppgifter registreras, exempelvis fastighetsbeteckning (vid ansökan om bygglov).

Laglig grund för registreringen/behandlingen

De offentliga diarierna förs med stöd av dataskyddsförordningens artikel 6.1 c) rättslig förpliktelse. Detta då kommunen behöver leva upp till de krav som ställs i offentlighets- och sekretesslagen gällande registrering av allmänna handlingar.

Vilka har åtkomst till personuppgifterna?

Det är endast de personer som behöver ha tillgång till dina personuppgifter som har det, det vill säga respektive nämnds registrator samt den person som handlägger ditt ärende (och personens chef).

Vem är personuppgiftsansvarig?

Som ovan nämnts har varje nämnd (och styrelsen) ett varsitt diarium. Detta innebär att respektive nämnd är personuppgiftsansvarig för sitt offentliga diarium i W3D3.

För ärenden som rör bygg- och miljöfrågor ansvarar bygg- och miljönämnden, för ärenden som rör överförmyndarverksamheten, exempelvis gode män, ansvarar överförmyndarnämnden, och för ärenden som rör val ansvarar valnämnden. För övriga typer av ärenden ansvarar kommunstyrelsen.

Lämnas personuppgifterna ut?

Ja, uppgifterna i de offentliga diarierna kan komma att lämnas ut till exempelvis media och allmänhet. Detta i enlighet med offentlighetsprincipen.

Eftersom W3D3 är en molntjänst (IT-tjänst som tillhandahålls över internet) lagras personuppgifterna hos molntjänstleverantören Formpipe. I och med detta kan sägas att dina personuppgifter lämnas till Formpipe (se rubriken Personuppgiftsbiträde nedan).

Hur länge sparas personuppgifterna?

Enligt arkivlagen (samt fastställd dokumenthanteringsplan) ska de offentliga diarierna bevaras för framtiden, det vill säga arkiveras. De digitala versionerna av diarierna (och därmed även personuppgifterna) gallras i samband med att det överförs till arkivmyndigheten.

Ärendehanteringssystemet

Som ovan nämnts ställer offentlighets- och sekretesslagen krav på att inkomna och upprättade handlingar ska registreras i respektive nämnds offentliga diarium. För att strukturera och underlätta handläggningen av inkomna handlingar kan det offentliga diariet utökas med ett ärendehanteringssystem. Detta innebär att inkomna och upprättade handlingar kopplas samman med det offentliga diariet genom att handlingarna scannas in. Det offentliga diariet och ärendehanteringssystemet ska dock ses som två separata delar i samma system (W3D3).

Vilka personuppgifter finns registrerade?

I ärendehanteringssystemen registreras dels avsändare och mottagare (namn), dels alla de uppgifter som finns med i diarieförda handlingarna. Detta innebär att uppgifter om bland annat adress, fastighetsbeteckning och personnummer registreras när du ansöker om bygglov, och att uppgifter om hälsa registreras när du ansöker om parkeringstillstånd.

Laglig grund för registreringen/behandlingen

Den lagliga grunden för diarieföring i ärendehanteringssystem beror på den lagliga grunden för behandlingen i stort, då ett ärendehanteringssystem är att ses som ett hjälpmedel. Exempelvis kan medborgarförslag, vilka får behandlas utifrån dataskyddsförordningens artikel 6.1 c) rättslig förpliktelse (enligt kommunallagen), diarieföras i ärendehanteringssystemet med stöd av samma bestämmelse.

Därutöver kan den lagliga grunden 6.1 e) allmänt intresse användas för att diarieföra ärenden i ärendehanteringssystem. Detta då det kan anses vara av allmänt intresse att kommunen strukturerar sina ärenden med tillhörande handlingar.

Med anledning av ovanstående kan samtliga bestämmelser i artikel 6.1 komma att användas som laglig grund när inkomna samt upprättade handlingar diarieförs.

Känsliga uppgifter, så som etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa och sexuell läggning, får behandlas med stöd av lagen om kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning kapitel 3 § 3. Detta då myndigheter enligt denna bestämmelse får behandla känsliga personuppgifter i löpande text om uppgifterna har lämnats i ett ärende eller är nödvändiga för handläggningen av ett ärende, eller om uppgifterna har lämnats till myndigheten och behandlingen krävs enligt lag.

Vilka har åtkomst till personuppgifterna?

Det är endast de personer som behöver ha tillgång till dina personuppgifter som har det, det vill säga respektive nämnds registrator samt den person som handlägger ditt ärende (och personens chef).

Vem är personuppgiftsansvarig?

Som ovan nämnts har varje nämnd (och styrelsen) ett varsitt diarium. Detta innebär att respektive nämnd är personuppgiftsansvarig för sitt offentliga diarium, och därmed även för de handlingar som kopplas samman med diariet, i W3D3.

För ärenden som rör bygg- och miljöfrågor ansvarar bygg- och miljönämnden, för ärenden som rör överförmyndarverksamheten, exempelvis gode män, ansvarar överförmyndarnämnden, och för ärenden som rör val ansvarar valnämnden. För övriga typer av ärenden ansvarar kommunstyrelsen.

Lämnas personuppgifterna ut?

Ja, uppgifterna i ärendehanteringssystemen kan komma att lämnas ut till exempelvis media och allmänhet. Detta i enlighet med offentlighetsprincipen.

Eftersom W3D3 är en molntjänst (IT-tjänst som tillhandahålls över internet) lagras personuppgifterna hos molntjänstleverantören Formpipe. I och med detta kan sägas att dina personuppgifter lämnas till Formpipe (se rubriken Personuppgiftsbiträde nedan).

Hur länge sparas personuppgifterna?

Enligt arkivlagen (samt fastställd dokumenthanteringsplan) ska ärendehanteringssystemen (och de inskannade handlingarna) bevaras för framtiden, det vill säga arkiveras. De digitala versionerna av systemen (och därmed även personuppgifterna) gallras i samband med att de överförs till arkivmyndigheten.

Sidan publicerad 2017-10-06 av Liv Edström