Dela sidan på sociala medier

ECOS

ECOS är ett system som används av bygg- och miljönämnden, dels som offentligt diarium, dels som ärendehanteringssystem. I ECOS registreras inkommande och upprättade handlingar som berör miljöfrågor.

Det offentliga diariet

Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska varje myndighet (nämnd) föra ett register över inkommande och upprättade handlingar, ett offentligt diarium.

Notera att lagstiftningen inte ställer några krav på att själva handlingarna diarieförs, det vill säga scannas in i systemet, utan det offentliga diariet ska enbart redovisa vilka som inkommit och upprättats.

Vilka personuppgifter finns registrerade?

I det offentliga diariet registreras enbart avsändare, mottagare samt ärenderubrik. Detta innebär att om du skickar in en anmälan om värmepump eller ett klagomål, registreras ditt namn samt vad ärendet gäller i diariet.

Beroende av vad ärendet gäller kan även andra personuppgifter registreras, exempelvis fastighetsbeteckning (vid anmälan om värmepump).

Laglig grund för registreringen/behandlingen

Det offentliga diariet förs med stöd av dataskyddsförordningens artikel 6.1 c) rättslig förpliktelse. Detta då bygg- och miljönämnden behöver leva upp till de krav som ställs i offentlighets- och sekretesslagen gällande registrering av allmänna handlingar.

Vilka har åtkomst till personuppgifterna?

Det är endast de personer som behöver ha tillgång till dina personuppgifter som har det, det vill säga bygg- och miljönämndens registrator samt den person som handlägger ditt ärende (och bygg- och miljöchefen).

Vem är personuppgiftsansvarig?

Bygg- och miljönämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgiftsbehandlingar som genomförs i ECOS.

Lämnas personuppgifterna ut?

Ja, uppgifterna i det offentliga diariet kan komma att lämnas ut till exempelvis media och allmänhet. Detta i enlighet med offentlighetsprincipen.

Eftersom ECOS är en molntjänst (IT-tjänst som tillhandahålls över internet) lagras personuppgifterna hos molntjänstleverantören Sokigo. I och med detta kan sägas att dina personuppgifter lämnas till Sokigo (se rubriken Personuppgiftsbiträde nedan).

Hur länge sparas personuppgifterna?

Enligt arkivlagen (samt fastställd dokumenthanteringsplan) ska det offentliga diariet bevaras för framtiden, det vill säga arkiveras. Den digitala versionen av diariet (och därmed även personuppgifterna) gallras i samband med att det överförs till arkivmyndigheten.

Ärendehanteringssystemet

Som ovan nämnts ställer offentlighets- och sekretesslagen krav på att inkomna och upprättade handlingar ska registreras i bygg- och miljönämndens offentliga diarium. För att strukturera och underlätta handläggningen av inkomna handlingar kan det offentliga diariet utökas med ett ärendehanteringssystem. Detta innebär att inkomna och upprättade handlingar kopplas samman med det offentliga diariet genom att handlingarna scannas in. Det offentliga diariet och ärendehanteringssystemet ska dock ses som två separata delar i samma system (ECOS).

Vilka personuppgifter finns registrerade?

I ärendehanteringssystemen registreras dels avsändare och mottagare (namn), dels alla de uppgifter som finns med i diarieförda handlingarna. Detta innebär att uppgifter om bland annat adress, fastighetsbeteckning och personnummer registreras när du anmäler värmepump.

Laglig grund för registreringen/behandlingen

Den lagliga grunden för diarieföring i ärendehanteringssystem beror på den lagliga grunden för behandlingen i stort, då ett ärendehanteringssystem är att ses som ett hjälpmedel. Exempelvis kan anmälan om värmepump, vilka får behandlas utifrån dataskyddsförordningens artikel 6.1 e) myndighetsutövning, diarieföras i ärendehanteringssystemet med stöd av samma bestämmelse.

Därutöver kan den lagliga grunden 6.1 e) allmänt intresse användas för att diarieföra ärenden i ärendehanteringssystem. Detta då det kan anses vara av allmänt intresse att kommunen strukturerar sina ärenden med tillhörande handlingar.

Med anledning av ovanstående kan samtliga bestämmelser i artikel 6.1 komma att användas som laglig grund när inkomna samt upprättade handlingar diarieförs.

Känsliga uppgifter, så som etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa och sexuell läggning, får behandlas med stöd av lagen om kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning kapitel 3 § 3. Detta då myndigheter enligt denna bestämmelse får behandla känsliga personuppgifter i löpande text om uppgifterna har lämnats i ett ärende eller är nödvändiga för handläggningen av ett ärende, eller om uppgifterna har lämnats till myndigheten och behandlingen krävs enligt lag.

Vilka har åtkomst till personuppgifterna?

Det är endast de personer som behöver ha tillgång till dina personuppgifter som har det, det vill säga bygg- och miljönämndens registrator samt den person som handlägger ditt ärende (och bygg- och miljöchefen).

Vem är personuppgiftsansvarig?

Bygg- och miljönämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgiftsbehandlingar som genomförs i ECOS.

Lämnas personuppgifterna ut?

Ja, uppgifterna i det offentliga diariet kan komma att lämnas ut till exempelvis media och allmänhet. Detta i enlighet med offentlighetsprincipen.

Eftersom ECOS är en molntjänst (IT-tjänst som tillhandahålls över internet) lagras personuppgifterna hos molntjänstleverantören Sokigo. I och med detta kan sägas att dina personuppgifter lämnas till Sokigo (se rubriken Personuppgiftsbiträde nedan).

Hur länge sparas personuppgifterna?

Enligt arkivlagen (samt fastställd dokumenthanteringsplan) ska det offentliga diariet bevaras för framtiden, det vill säga arkiveras. Den digitala versionen av diariet (och därmed även personuppgifterna) gallras i samband med att det överförs till arkivmyndigheten. 

Sidan publicerad 2017-10-06 av Liv Edström