Utvärdering av coronapandemin

Nu är kommunens interna utredning av coronahanteringen färdig. Här hittar du ett sammandrag och några kommentarer från kommundirektören.

– Efter alla större samhällsstörningar gör vi en utvärdering i syfte att kunna hantera såväl liknande som andra händelser ännu bättre, säger Bengt Flykt, kommundirektör i Bräcke kommun.

Den utvärdering som nu gjorts baseras dels på diskussioner på arbetsplatsträffar, i krisledningsgruppen och bland politiker, och dels på två enkäter som skickats ut till anställda och politiker.

Viktigt att poängtera, enligt kommundirektören, är att det bara är det som gjorts som utvärderas.

– Allt det vi avstått från att göra syns inte men har naturligtvis indirekt påverkat allt. Man behöver sätta utvärderingen i detta sammanhang för att förstå den bäst, säger han.

Bräcke kommun var bland de 40 värst drabbade kommunerna i Sverige under den första vågen av pandemin. När läget nu summeras ser det annorlunda ut: efter ca 1,5 år med pandemin är det bara två kommuner i Jämtland som har ett lägre antal verifierat smittade/1000 innevånare.

– Vi vet fortfarande inte varför vi var så hårt drabbad under den första och andra vågen. Vi har tittat på om det kan ha med vår arbetsmarknad att göra, med relativt få som har möjlighet att arbeta hemifrån, om det finns en åldersstruktur som påverkar eller något annat eller om det helt enkelt var en slump. Det jag kunde konstatera under första och andra vågen var att smittan på våra boenden var direkt proportionell mot samhällssmittan. Varken regionens smittskydd eller socialstyrelsen kunde se att vi brustit i några av de rutiner som då var gällande, säger kommundirektör Bengt Flykt.

Utvärderingen har fokuserat på områdena organisation, samordning och samverkan, beredskap, ledning och stabstjänst, lägesbild, sambandsmedel, personalförsörjning, information och övrigt. Nedan redogörs för några slutsatser kopplat till varje område.

jordglob

Organisation

Bräcke kommun utvecklade ett gott samarbete tillsammans med de fackliga organisationerna som inte skett tidigare under någon kris. Samarbetet dess emellan uppskattades både från de fackliga organisationerna samt från krisledningsorganisationen och är något som bör inarbetas i ordinarie krishanteringssystem för framtida kriser.

I Bräcke kommun finns möjlighet att aktivera en resursgrupp vid en kris, vilket aldrig gjordes. Utvärderingen konstaterar att det hade varit bra om resursgruppen lyfts i ett tidigt skede så att det inte upplevs att det är lättare att genomföra arbetsuppgifterna själva än att överlåta dessa till resursgruppen.

Samordning och samverkan

En slutsats är att både intern och extern samverkan överlag har fungerat relativt bra, dock finns det utvecklingsmöjligheter, främst gällande den externa samverkan mellan aktörer i länet.

Vid samverkan med Länsstyrelsen visar utvärderingens resultat att det önskas mer av en dialog kring eventuella beslut, åtgärder och diskussioner överlag då upplevelsen är att det endast var informationsmöten som genomfördes. Samverkansstrukturen bör sättas under ordinarie förhållanden och ske på ett liknande sätt även under kris.

Samverkan tillsammans med Region Jämtland Härjedalen utvecklades under pandemins gång och blev bättre under tiden. Utvärderingen visar på att det behövs en plan för samverkan redan innan en inträffad händelse som berör barn och omsorg, det gäller främst samverkan kring barn som är under 6 år som inte skolsköterskan har ansvaret för, utan där ansvaret ligger på Region Jämtland Härjedalen. Detta saknas i dagsläget och behöver tas fram gemensamt.

Samverkan med övriga kommuner i länet har fungerat väl, vilket troligtvis beror på att den kontakt som sker under normala förhållanden speglar sig i samverkan under kris.

När det kommer till intern samverkan konstateras att det varit ojämn belastning på avdelningarna. Krisledningsgruppen behöver därför se över hur detta kan undvikas och hur avdelningarna kan stötta upp varandra mer under kommande kriser.

Beredskap

Beredskap handlar både om den organisatoriska beredskapen, hur väl förberedd Bräcke kommun står vid en samhällsstörning men beredskap innefattar också att rätt utrustning och behov finns då det behövs.
En slutsats är att Bräcke kommuns beredskap överlag varit god. Bräcke kommun har väl inarbetade rutiner för att hantera samhällsstörningar.

I den enkätundersökning som skickades ut hösten 2020 som en del i utvärderingen av covid-19 svarade 42 % att de hade högt förtroende för Bräcke kommuns arbete med hanteringen av covid-19 som helhet, 34 % svarade att de hade varken lågt eller högt förtroende, 7 % svarade att de hade lågt förtroende för hanteringen. Samma fråga ställdes i den andra enkätundersökningen som skickades ut under sommaren 2021 till samtliga chefer, medarbetare på staben samt några ytterligare medarbetare. Där svarade 32 % att de har väldigt högt förtroende för Bräcke kommun och 52 % svarade att de har högt förtroende. Ingen svarade att de hade lågt förtroende.

En slutsats som går att dra är att loggen som använts under hela pandemihanteringen har varit ett bra verktyg där samtliga deltagare i krisledningsorganisationen haft tillgång till att se samtliga händelser och beslut i kronologisk ordning, dock är den individberoende så det är viktigt att det finns upprättade rutiner för när loggen ska fyllas i.

En slutsats gällande utrustning är att det saknades rutiner för hantering av avfall när stora mängder skyddsutrustning köptes in för att uppfylla de krav som ställdes för att minska smittspridning. Det är viktigt att skapa rutiner i kommande samhällsstörningar för hantering av konsekvenserna stora inköp kan innebära.

En annan slutsats är att det är viktigt att förtydliga de åtgärder och beslut som fattas. Det har framkommit i utvärderingen att verksamhetskritiska verksamheter inte alltid är detsamma under vardag som under kris, i denna pandemihantering ledde den otydligheten till en högre arbetsbelastning på flertalet enhetschefer framförallt inom vård och omsorgsavdelningen.

Ledning och stabstjänst

I utvärderingen har framkommit att Bräcke kommun har en väl fungerande ledning och stabstjänst som arbetar enligt inarbetade rutiner byggd på erfarenheter från tidigare kriser. Ett arbetssätt som fungerat väl även under coronapandemihanteringen.

Lägesbild

I utvärderingens resultat har det framkommit att lägesbildsanalysen i uppstarten av varje krisledningsmöte legat till grund för att fatta rätt beslut och vidta åtgärder vid rätt tillfälle och att inte fatta beslut på oroskurvan.

Det har också framkommit att det funnits en avsaknad av prognoser och analyser från expertaktörer, något som vore önskvärt att få i framtida likande händelser för att lättare kunna planera och fatta beslut på rätt grunder.

Något som också vore önskvärt är en tydlig spårbarhet av de beslut, dokument och minnesanteckningar som upprättats under pandemihanteringen. Det finns också ett behov av upprättade rutiner efter avslutad krisledningsorganisation som kan ha betydelse för inrapportering till Länsstyrelsens regionala lägesbild.

Sambandsmedel

De sambandsmedel som används i vardagen har också fungerat väl under pågående pandemihanering. En slutsats som går att dra är att inte ändra på det som fungerar i vardagen för att ersätta med något annat under en kris.

I utvärderingen har det framkommit att det saknas redundans för kunskap i systemet WIS inom krisledningsgruppen då det i dagsläget endast är ett fåtal personer som hanterar samtliga funktioner i WIS. Detta bör det inarbetas rutiner för i ordinarie krisledningsorganisation.

I utvärderingen kan man utläsa att det används många olika plattformar för digitala möten, vilket inte alltid är kompatibla med varandra. Slutsatsen är att det är viktigt att i normala förhållanden se över att samtliga sambandsmedel fungerar mellan samtliga aktörer för att utesluta problem vid kommande händelser. Ett problem under pandemin då många plötsligt började jobba på distans var att implementeringen av digitala plattformar inte hann göras på ett genomtänkt sätt, något som måste göras i efterhand nu.

Personalförsörjning

Trots den påverkan på personalförsörjningen som coronapandemin innebar har det fungerat väl med bemanningen. I början av pandemin genomfördes en gemensam planeringsdag för vård- och omsorgsavdelningen samt sociala avdelningen och den har visat sig i varit väldigt betydelsefull för att klara av den bemanning som behövts.

En förfrågan om frivillig omplacering av medarbetare för att bemanna upp verksamheter genomfördes i tidigt skedde och utvärderingen visade att det skedde i rätt tidpunkt.

Det arbete som genomfördes i ett tidigare skede av pandemin med inventering av bland annat nyckelpersoner och nyckelfunktioner kommer till viss del att användas i det pågående arbetet med att skapa en krigsorganisation. En slutsats är att Bräcke kommun dragit många lärdomar och skapat en större förståelse för hur organisationen skulle kunna se ut vid höjd beredskap.

Information och kommunikation

Information som delgetts från krisledningsgruppen och kommunen har varit tydlig överlag, enligt den enkätundersökning som genomförts. Bräcke kommuns hemsida och intranät har varit de sidor som använts i störst utsträckning. En slutsats som går att dra av detta är att hemsidorna är en omtyckt och välanvänd informationskanal och bör fortsättningsvis användas i stor utsträckning.

SMS och Facebook är andra informationskanaler som uppgetts som önskemål. En slutsats kan vara att många medarbetare föredrar att få information lättillgänglig information via telefon. Därför bör Bräcke kommun se över hur information kan delges till medarbetare och medborgare på ett mer lättillgängligt sätt, ett sätt skulle vara ökad marknadsföring av appen som hör till intranätet.

Under pandemin har en chefschatt pågått för samtliga chefer i kommunen, vilken varit uppskattad av de flesta.

Att delge de fackliga organisationerna information är något som också identifierats som en styrka i utvärderingsarbetet och är något som bör implementeras i ordinarie krisledningsarbete.

I utvärderingens resultat har det också framkommit av vikten av att aldrig tala om misslyckanden och att skydda personal.

Övrigt

Pandemin har inneburit en psykisk påfrestning för flertalet medarbetare inom Bräcke kommun på olika sätt. I utvärderingen har det också framkommit att det saknas strukturerade arbetssätt för att fånga upp denna typ av påfrestning för medarbetarna, främst inom den högsta ledningen, men även i andra chefsled. Slutsatsen är att detta bör fångas upp och bör därför implementeras i Bräcke kommuns styrdokument för krisberedskap för att inte missa det vid framtida händelser.

Sammanfattande slutsats och åtgärder

Sammanfattningsvis har Bräcke kommuns hantering av coronapandemin fungerat väl, men precis som vid alla händelser finns det förbättringsområden för att öka förmågan att hantera liknande händelser ännu bättre.

Genom de slutsatser som framkommit i utvärderingen har Bräcke kommun kommit fram till ett antal åtgärder för att ytterligare öka sin krishanteringsförmåga vid kommande samhällsstörningar. Åtgärderna presenteras i ett separat dokument med beskrivet vilken typ av åtgärd som ska genomföras, vem som är ansvarig för att vidta åtgärden samt när i den ska vara genomförd.

Sidan publicerad 2021-09-15 av Stina Hylén